Digitalizált adatmegőrzés
Az elektronikus számlázás mára a vállalkozások mindennapi működésének része. Fontos azonban tudni, hogy az elektronikus számla nem csupán egy PDF fájl, hanem jogszabályok által szabályozott számviteli és adózási dokumentum. Kiállítására, befogadására, tárolására és megőrzésére külön előírások vonatkoznak.
Mi minősül elektronikus számlának?
Elektronikus számlának minősül minden olyan számla, amelyet elektronikus formában bocsátanak ki, elektronikus formában továbbítanak és elektronikus formában fogadnak be. Nem a fájl típusa a döntő, hanem az, hogy a számla nem kerül papírra a kiállítás és befogadás során.
Gyakori elektronikus számlaformák például a PDF számla, az XML alapú számla, valamint a vegyes formátumú számlák.
Elektronikus számla mint könyvelési bizonylat
Az elektronikus számla teljes értékű könyvelési bizonylat, amennyiben megfelel az áfa törvény számlázási előírásainak, és biztosított a számla hitelessége, sértetlensége és olvashatósága.
Fontos tudni, hogy az elektronikus számla kinyomtatása nem teszi azt papíralapú bizonylattá. A számviteli szempontból hiteles dokumentum mindig az eredeti elektronikus példány marad.
A hitelesség, sértetlenség és olvashatóság követelménye
A jogszabályok három alapelvet határoznak meg.
A hitelesség azt jelenti, hogy igazolható legyen, a számla valóban attól a kibocsátótól származik, aki a számlán szerepel.
A sértetlenség azt jelenti, hogy a számla adattartalma a kiállítást követően nem módosulhat.
Az olvashatóság pedig azt jelenti, hogy a számla tartalma a teljes megőrzési idő alatt emberileg értelmezhető legyen.
Ezek a feltételek biztosíthatók megfelelő számlázóprogram, archiváló rendszer vagy ellenőrzött üzleti folyamatok alkalmazásával.
Az elektronikus számlák tárolása
Az elektronikus számlákat elektronikusan kell megőrizni. Nem elegendő azokat kinyomtatni és papíralapon tárolni.
A tárolás történhet saját informatikai rendszerben, felhőalapú tárhelyen vagy archiváló szolgáltatónál, feltéve, hogy a rendszer biztosítja az adatok védelmét, a visszakereshetőséget és az illetéktelen módosítás kizárását.
Megőrzési idő
A számviteli bizonylatokat, így az elektronikus számlákat is, a kiállítástól számított legalább nyolc évig kell megőrizni. A megőrzés során az eredeti elektronikus formát kell biztosítani.
NAV ellenőrzés esetén a számlát elektronikus formában kell bemutatni.
Elektronikus számlák és a NAV Online Számla rendszer
Fontos különbséget tenni a NAV Online Számla rendszerbe történő adatszolgáltatás és az elektronikus számlák megőrzése között. Attól, hogy egy számla adatai bekerülnek a NAV rendszerébe, a vállalkozás nem mentesül a saját megőrzési kötelezettsége alól.
Gyakori hibák
Gyakori probléma, ha az elektronikus számlát csak kinyomtatva őrzik meg, ha az e-mailben kapott számla elveszik, ha a tárolás nem biztonságos vagy rendszertelen, illetve ha a számla eredeti formátumát módosítják.
Összegzés
Az elektronikus számla teljes értékű könyvelési bizonylat, de csak akkor, ha jogszabályszerűen kezelik. Elektronikusan kell tárolni és legalább nyolc évig megőrizni, valamint ellenőrzés esetén elektronikus formában kell bemutatni. A megfelelő archiválás nemcsak jogszabályi megfelelést, hanem biztonságot és adminisztrációcsökkentést is jelent.
Kapcsolat: info@balancekft.hu
