A könyvelőváltás menete: így válthat biztonságosan könyvelőirodát

A könyvelő és a vállalkozás kapcsolata bizalmi viszony. A könyvelő nem csupán rögzíti a bizonylatokat és elkészíti a bevallásokat, hanem olyan pénzügyi és adózási információkat is kezel, amelyek közvetlenül befolyásolhatják a cég működését. Ha a kommunikáció akadozik, rendszeresen késnek a kimutatások, bizonytalanná válik a szakmai támogatás, vagy egyszerűen kinőtte a vállalkozás a jelenlegi szolgáltatást, érdemes megfontolni a váltást.

A könyvelőváltás megfelelő előkészítéssel jól tervezhető, és nem feltétlenül jár fennakadással.

Mikor érdemes könyvelőt váltani?

Sokan csak akkor gondolkodnak el a váltáson, amikor már komoly probléma alakult ki, pedig ennél korábban is lehetnek olyan jelek, amelyek arra utalnak, hogy érdemes másik könyvelőirodát keresni. Ilyen lehet a nehézkes elérhetőség, a rendszeres késés, a pontatlan tájékoztatás, vagy az, ha a cégvezető nem kap megfelelő információt a vállalkozása aktuális pénzügyi helyzetéről.

A váltás indoka lehet az is, hogy a vállalkozás fejlődött, nőtt a forgalma, több munkavállalót foglalkoztat, esetleg összetettebb adózási és számviteli feladatok jelentek meg. Ilyenkor olyan könyvelőirodára lehet szükség, amely a könyvelés mellett bérszámfejtési, adózási, számviteli és üzletviteli tanácsadással is támogatni tudja a céget.

A könyvelőváltás év közben is lehetséges

Gyakori tévhit, hogy könyvelőt kizárólag az üzleti év végén lehet váltani, pedig a könyvelőváltás év közben is lehetséges. Arra azonban ügyelni kell, hogy az átadás-átvétel szervezett legyen, és minden szükséges dokumentum, adat, nyilvántartás és információ eljusson az új könyvelőhöz.

Az év végi váltás egyszerűbbnek tűnik, mert egy lezárt időszak után indulhat az új együttműködés. Ha viszont a jelenlegi könyvelési szolgáltatás már nem megfelelő, nem feltétlenül érdemes hónapokat várni. A könyvelőváltás év közben is lebonyolítható úgy, hogy a bevallási és fizetési határidők betartása ne kerüljön veszélybe.

A könyvelőváltás menete lépésről lépésre

Az első feladat az új könyvelőiroda kiválasztása és az együttműködés feltételeinek tisztázása. Ezután következhet a jelenlegi szerződés felmondása, annak rendelkezéseit és felmondási idejét figyelembe véve. Célszerű pontosan meghatározni azt a dátumot is, amelytől az új iroda felel a könyvelési feladatokért.

A könyvelőváltás általában az alábbi lépésekből áll:

• az új könyvelőiroda kiválasztása és a feladatkör egyeztetése;

• a jelenlegi szerződés és a felmondási feltételek ellenőrzése;

• az átadás időpontjának meghatározása;

• a könyvelési anyagok, nyilvántartások és bizonylatok átadása;

• az elektronikus hozzáférések és meghatalmazások rendezése;

• a folyamatban lévő bevallások és határidők egyeztetése;

• az adatok ellenőrzése az új könyvelővel.

Az átadás során nem csak az aktuális havi számlák fontosak: az új könyvelőnek szüksége lehet korábbi főkönyvi kivonatokra, analitikákra, beszámolókra, a tárgyi eszközök nyilvántartására, szerződésekre és más számviteli dokumentumokra is.

A könyvelőváltás tehát akkor lehet igazán gördülékeny, ha az új könyvelőiroda már az átvétel előtt áttekinti a feladatokat, egyezteti a szükséges dokumentumokat és gondoskodik arról, hogy a váltás során egyetlen fontos határidő vagy pénzügyi információ se vesszen el.

Cégünk több évtizedes szakmai tapasztalattal végzi könyvelési, bérszámfejtési és tanácsadási feladatait. Ha elégedetlen a jelenlegi könyvelésével, vagy szélesebb körű szakmai támogatásra van szüksége, érdemes időben lépnie. Vegye fel velünk a kapcsolatot elérhetőségeinken, és tegye fel kérdéseit!