A szabadság kiadása és nyilvántartása

A szabadságok kiadása és nyilvántartása a munkaügyi ellenőrök egyik kedvenc területe. Nem árt, ha tudjuk, mire kell odafigyelnünk ahhoz, hogy a bírság elkerülhető legyen.

Mivel sok mindent hallani ezzel kapcsolatosan, először is tisztázzuk, hogy ki dönt a szabadság kiadásának időpontjáról.

A szabadságot - a munkavállaló előzetes meghallgatása után - a munkáltató adja ki. A szabadságot - eltérő megállapodás hiányában - úgy kell kiadni, hogy tartama legalább összefüggő tizennégy napot elérjen (kivéve, ha a munkavállaló mást kér).

A munkáltató évente hét munkanap szabadságot, legfeljebb két részletben, a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban köteles kiadni.

Vagyis a munkavállaló mindössze hét nap szabadsággal rendelkezik, az összes többiről a munkáltató dönt. A munkáltató kezét kizárólag a munkajogi alapelvek kötik. Tehát a döntése nem járhat a munkavállaló érdekeinek aránytalan sérelmével. Következésképpen, ha például egy munkavállalónak hozzátartozója ápolása céljából kellene szabadságot kivennie, holott már hét napot a munkáltató az általa kért időpontban adott ki, akkor, ha a munkavállaló gond nélkül meg tudja oldani a munkavállaló helyettesítését, köteles a fennmaradó szabadságot is a munkavállaló által megjelölt időpontban kiadni.

Azonban a feleket köti, hogy a szabadságot esedékességének évében kell kiadni. Ettől érvényesen eltérni csak az alábbi esetekben lehet:

• Az esedékesség évében kell kiadottnak tekinteni a szabadságot, ha igénybevétele az esedékesség évében megkezdődik és a szabadság következő évben kiadott része nem haladja meg az öt munkanapot.

• A szabadságot, ha a munkaviszony október elsején vagy azt követően kezdődött, a munkáltató az esedékességet követő év március 31-ig adhatja ki.

• A szabadságot, ha a munkavállaló oldalán felmerült ok miatt nem lehetett az esedékesség évében kiadni, az ok megszűnésétől számított hatvan napon belül ki kell adni.

• A felek kivételes okból megállapodhatnak benne, hogy az életkor szerinti pótszabadságot az esedékességet követő év végéig adják ki.

A következő kérdés, hogy mikor kell a feleknek a döntésüket közölni egymással.

A munkavállalónak erre vonatkozó igényét, valamint a munkáltatónak a szabadság kiadásának időpontját, legkésőbb a szabadság kezdete előtt tizenöt nappal közölni kell.

A munkáltató kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működését közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén

• a szabadság kiadásának közölt időpontját módosíthatja
• a munkavállaló már megkezdett szabadságát megszakíthatja

Ellenben fontos megjegyezni, hogy a munkavállalónak a kiadás időpontjának módosításával vagy a megszakítással összefüggésben felmerült kárát a munkáltató köteles megtéríteni! Tehát megteheti ugyan a munkáltató, hogy a munkavállalót a szabadsága alatt berendeli dolgozni, és a munkavállaló ennek köteles is lesz eleget tenni, viszont a munkáltató a munkavállaló így felmerült kárát meg kell, hogy fizesse.

Végül térjünk ki arra, hogy hogyan kell mindezt nyilvántartani. Sokakban élnek még a szabadságengedélyek és szabadságtömbök. Ezeket ma is lehet használni, segítségükkel könnyen és átláthatóan nyilvántartható a szabadságok kiadása. Ellenben, ma már nem kötelező ezeket alkalmaznunk. Mindössze az fontos, hogy valamilyen formában bizonyítani tudjuk, hogy a fentieket betartottuk. Például azt, hogy a szabadság egy részével ténylegesen a munkavállaló rendelkezett vagy időben közöltük vele a szabadság időpontját. Ma már erre egy e-mail üzenet is megfelelő lehet. Arra viszont mindenképpen ügyeljünk, hogy legyen mindennek írásos nyoma! A kiadott szabadságok nyilvántartása pedig történhet számítógépes programmal is. Ez utóbbi esetben viszont fontos, hogy a jelenléti ívekre felvezetett szabadságnapok a programban rögzítettel megegyezzenek. Végül a kivett szabadságokról értesítsük a bérszámfejtést, hogy a bérszámfejtő programban is minden pontosan kerüljön rögzítésre.

Ha mindezeket betartja, nem kell, hogy féljen a munkaügyi ellenőrzéskor!

Dencsi Tibor
Jogi szakokleveles közgazdász